Sudah bukan rahasia umum lagi bahwa office excel dan access
menjadi primadona pengguna aplikasi software microsoft office untuk mengolah
dan menghitung data. Menghitung (penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan
lain-lain) menggunakan office excel dan access tidak hanya berupa data
angka (number) saja akan tetapi juga data huruf atau karakter
(numeric).
|
|
|
Gambar: Shortcut
office Excel dan Access
|
Dua dari tujuh
aplikasi pengolahan data yang tersedia dalam aplikasi software microsoft office
ini terdapat kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Kelebihan antara Excel
dan Access khususnya efisiensi waktu pengolahan dan menampilkan data.
Baik excel maupun
access sangat praktis untuk mengolah dan menyajikan hasil penjumlahan dan
porsentase. Pada lembar dokumen words juga dapat dipergunakan untuk menghitung
serta menampilkan hasil penjumlahan secara otomatis. Namun menghitung data
dalam lembar kerja word tidak seefektif menggunakan Excel dan Access.
1. Microsoft Access
Microsoft Access atau Microsoft Office Access adalah sebuah
program aplikasi basis data komputer relasional ditujukan untuk kalangan rumahan
dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data
Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang
intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office
Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam
format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server,
Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC.
Para pengguna atau programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer
yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak
aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik
pemograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam
perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
Microsoft
Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam
sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang
cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan
sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat
digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di
dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan
menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP).
Penggunaan
Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang
memiliki kemampuan yang lebih tinggi. Beberapa pengembang aplikasi profesional
menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat
(digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk
pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri
sendiri untuk para salesman.
Microsoft
Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga
aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan
solusi sistem manajemen basis data yang bersifat clien atau server. Meskipun
demikian, tampilan depan Access (form, report, query, dan kode Visual Basic)
yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya
diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet
Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access),
Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang
mendukung ODBC.
Kelebihan dan Kekurangan MS.Acces
Beberapa hal yang merupakan keunggulan dari penggunaan Microsoft
Access adalah :
1.
Aplikasinya mudah
diperoleh (meskipun bajakan)
2.
Manipulasi tabel dan
data sangat mudah dilakukan
3.
Relasi antar tabel
dapat dibuat dengan mudah
4.
Perintah SQL dapat
diberikan
5.
Tersedia fasilitas
untuk sekuriti data
6.
Mampu menyimpan data
dalam jumlah sangat besar (jauh lebih besar daripada Paradox).
7.
Salah satu keunggulan
Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya
dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL). Para pengguna dapat
mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk
memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi
objek.
8.
Access mengizinkan
pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, kueri, form, dan
report disimpan di dalam berkas basis data miliknya (*.MDB). Untuk membuat
Query, Access menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis
yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui
bahasa pemrograman SQL.
9.
Bahasa pemrograman
yang tersedia di dalam Access adalah Microsoft Visual Basic for Applications
(VBA), seperti halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft Office.
Adapun kekurangannya adalah aplikasinya tidak
free alias tidak gratis selain itu Karena kurang begitu bagus jika diakses
melalui jaringan maka banyak pengguna Microsoft Access menggunakan solusi
system manajemen basis data yang bersifat klien atau server.
2. Microsoft Excel
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah
sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang
dibuat dan di distribusikan oleh Microsoft Corporation
untuk sistem operasi
Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur
kalkulasi dan pembuatan grafik yang dengan menggunakan strategi marketing
Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program
komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan,
saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh
banyak pihak, baik di platform
PC berbasis Windows maupun
platform
Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0
diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan
bagian dari
Microsoft Office System,
dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan
didalam paket Microsoft Office
System 2007.
Perangkat
lunak pengolah angka atau yang lebih dikenal sebagai Microsoft Office Excel adalah buku kerja elektronik yang
terdiri dari beberapa lembar kerja yang berorientasi pada pengolah data angka
dan juga mampu bekerja sebagai database (pengolah data).
Manfaat
Program pengolah angka Ms.Excel:
1.
Melakukan perhitungan dengan rumus
sederhana
2.
Melakukan perhitungan dengan rumus
yang kompleks
3.
Melakukan perhitungan statistika
4.
Melakukan perhitungan keuangan
5.
Mengolah angka menjadi grafik
6.
Mengolah database
Kelebihan Microsoft Excel 2007
- Banyak fitur lebih mudah dieksplorasi dibanding ms excel 2003.
- Rumus-rumusan dan Formula pada Excel lebih mudah direferensikan.
- Tampilan menu yang praktis sehingga akan mempercepat Anda dalam bekerja.
- Adanya perbaikan integrasi antar aplikasi dalam Office 2007.
- File yang korup lebih gampang untuk diselamatkan.
- Microsoft Excel 2007 menyediakan 1.084.576 baris dan 16.384 kolom. Jauh lebih banyak daripada Ms Excel 2003
- Performa manajemen memori yang lebih besar dibanding Ms Excel 2003, yaitu 2 GB sedangkan Ms. 2003 hanya 1 GB.
- Anda bisa memanfaatkan berbagai theme yang akan mempermudah Anda dalam memformat data.
- Terdapat conditional formatting untuk mempermudah penandaan data secara visual untuk keperluan analisis dan presentasi data.
- Penulisan formula yang lebih gampang daripada MS Excel 2003
- Fungsi AutoComplete yang dapat menuliskan sintak-sintak rumus dengan tepat.
- Ada Rumus OLAP (On line Analitycal Processing).
- Tampilan grafik lebih memukau yaitu mempunyai efek-efek tiga dimensi, transparansi, dan bayangan objek. Tidak jadul-jadul amat.
- Fitur Sharing antar aplikasi dapat difungsikan dengan mudah antar aplikasi Office seperti Word dan Power Point.
- Pivot Table cukup mudah digunakan.
- Terdapat file format Office Open XML.
Kekurangan Microsoft Excel 2007
- Pembiasaan penggunaan terhadap desain baru yang habis-habisan dari versi excel 2003 yang tentu membutuhkan waktu.
- Tab kontekstual dan style gallery agak mengganggu.
- Format file xlsx merepotkan pengguna Office edisi sebelumnya (2000 dan 2003) karena perlu menginstal converter untuk dapat membukan file Office 2007.
- Menyimpan file dalam bentuk web terasa lebih sulit dibanding pada edisi sebelumnya.
Jadi kesimpulannya, kelebihan dan kekurangan dalam mengolah
database menggunakan Microsoft Office Access
dan Microsoft Office Excel yaitu :
1.
Baik Excel maupun
access kedua-duanya dapat dipegunakan untuk mengolah data baik datanumber maupun numeric secara
otomatis. Namun hasil data menggunakan access memiliki keunggulan lebih yaitu
dalam satu file access dapat dibuat model file lainnya (tabel, report dan
form).
2.
Dalam excel formula
yang dibuat untuk menampilkan data hasil perhitungan harus dibuat sebanyak
jumlah baris tabel/kolom yang akan dihitung. Sementara Access rumusnya hanya
dibuat sekali namun dapat menampilkan hasil otomatis sejumlah data yang diinput
baik melalui tabel maupun Form
3.
Formula (rumus) yang
dibuat dalam lembar kerja (worksheet) excel untuk menampilkan hasil pengolahan
otomatis sangat mungkin dapat rusak akibat kekurang hatian pengolah data.
Sementara kerusakan formula tabel/form data diolah menggunakan Access sangat
sulit walaupun pengolah data tersebut dikerjakan oleh pemula.
4.
Data yang diolah
menggunakan tabel access (database) dapat menghasilkan lebih dari satu model
tampilan yang masing-masing memiliki fungsi dan kegunaan masing-masing (tabel
dan report). Kedua model lembar data ini dapat diprint masing-masing pula.
Sedangkan excel tergantung dari jenis tabel yang diolah dan diatur itu saja.
kan tetapi masih memungkinkan menampilkan data dengan PivoTabel.
5.
Wadah untuk Input data
diolah menggunakan Access sangat memungkinkan dibuatkan form terpusat sedangkan
excel metode membuat form agak sulit dibandingkan access. Dalam lembar kerja
access sudah tersedia tab khusus yang berada pada menu file sehingga
memudahkan penggunanya membuat Form.
6.
Pencarian data
(kata/angka) tertentu dalam worksheet excel oleh pengolah data dapat
menggunakan fungsi form find yang berada pada menu file Excel. Sementara dalam
access harus dibuat terlebih dahulu dengan memanfaatkan fungsi combo box yang
dapat dibuat di dalam form.
7.
Baik Excel maupun
Access sama-sama dapat menampilkan data sortir. Namun yang membedakan keduanya
adalah:
·
Dalam worksheet excel
jika ingin menyortir data harus dibuat terlebih dahulu dengan manual
·
Data yang terdapat
dalam tabel database Access sudah tersedia tools sortir data otomatis tanpa harus
membuat terlebih dahulu. Letak tools tersebut berada pada masing-masing kolom
tabel data.
Itulah antara lain perbedaan dan persamaan pengolahan dan
menampilkan hasil data dengan menggunakan excel dan access.
Referensi
Deanta,A.SeriPenuntunPraktisMYOBAccountingV13+.PenerbitPT.ElexMediaKomputindo.Jakarta.2007Hidayat,Taufik.Teori&PraktikmembuatAPLIKASIAKUNTANSIdenganMs.Excel.PenerbitMediaKita.Jakarta.2009Surata,IWayan,S.Kom.,SE.BukuPanduanMicrosoftExcelSMAN2Palu.CopyrightSaraswatiKomputerPalu.SulawesiTengah.2006Muttaqien,Widianto.MengoptimalkanFitur-FiturPentingMicrosoftOffice2003&2007.PenerbitMediaKita.Jakarta.2007SumberDatalainnyamengenai“MsExcel,
