Kelebihan dan Kekurangan Mengolah Database Menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Access

Sudah bukan rahasia umum lagi bahwa office excel dan access menjadi primadona pengguna aplikasi software microsoft office untuk mengolah dan menghitung data. Menghitung (penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan lain-lain) menggunakan office excel dan access tidak hanya berupa data angka (number) saja akan tetapi  juga data huruf atau karakter (numeric).

Gambar: Shortcut office Excel dan Access

Dua dari tujuh aplikasi pengolahan data yang tersedia dalam aplikasi software microsoft office ini terdapat kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Kelebihan antara Excel dan Access khususnya efisiensi waktu pengolahan dan menampilkan data.

Baik excel maupun access sangat praktis untuk mengolah dan menyajikan hasil penjumlahan dan porsentase. Pada lembar dokumen words juga dapat dipergunakan untuk menghitung serta menampilkan hasil penjumlahan secara otomatis. Namun menghitung data dalam lembar kerja word tidak seefektif menggunakan Excel dan Access.

1.      Microsoft Access

Microsoft Access atau Microsoft Office Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna atau programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP).

Penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi. Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.

Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat clien atau server. Meskipun demikian, tampilan depan Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.

Kelebihan dan Kekurangan MS.Acces

Beberapa hal yang merupakan keunggulan dari penggunaan Microsoft Access adalah :

1.      Aplikasinya mudah diperoleh (meskipun bajakan)

2.      Manipulasi tabel dan data sangat mudah dilakukan

3.      Relasi antar tabel dapat dibuat dengan mudah

4.      Perintah SQL dapat diberikan

5.      Tersedia fasilitas untuk sekuriti data

6.      Mampu menyimpan data dalam jumlah sangat besar (jauh lebih besar daripada Paradox).

7.      Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL). Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek.

8.      Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data miliknya (*.MDB). Untuk membuat Query, Access menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman SQL.

9.      Bahasa pemrograman yang tersedia di dalam Access adalah Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), seperti halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft Office.

Adapun kekurangannya adalah aplikasinya tidak free alias tidak gratis selain itu Karena kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan maka banyak pengguna Microsoft Access menggunakan solusi system manajemen basis data yang bersifat klien atau server.

2.      Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan di distribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan didalam paket Microsoft Office System 2007.

Perangkat lunak pengolah angka atau yang lebih dikenal sebagai Microsoft Office Excel adalah buku kerja elektronik yang terdiri dari beberapa lembar kerja yang berorientasi pada pengolah data angka dan juga mampu bekerja sebagai database (pengolah data).

Manfaat Program pengolah angka Ms.Excel:

1.      Melakukan perhitungan dengan rumus sederhana

2.      Melakukan perhitungan dengan rumus yang kompleks

3.      Melakukan perhitungan statistika

4.      Melakukan perhitungan keuangan

5.      Mengolah angka menjadi grafik

6.      Mengolah database

Kelebihan Microsoft Excel 2007

1. Banyak fitur lebih mudah dieksplorasi dibanding ms excel 2003.
2. Rumus-rumusan dan Formula pada Excel lebih mudah direferensikan.
3. Tampilan menu yang praktis sehingga akan mempercepat Anda dalam bekerja.
4. Adanya perbaikan integrasi antar aplikasi dalam Office 2007.
5. File yang korup lebih gampang untuk diselamatkan.
6. Microsoft Excel 2007 menyediakan 1.084.576 baris dan 16.384 kolom. Jauh lebih banyak daripada Ms Excel 2003
7. Performa manajemen memori yang lebih besar dibanding Ms Excel 2003, yaitu 2 GB sedangkan Ms. 2003 hanya 1 GB.
8. Anda bisa  memanfaatkan berbagai theme yang akan mempermudah Anda dalam memformat data.
9. Terdapat conditional formatting untuk mempermudah penandaan data secara visual untuk keperluan analisis dan presentasi data.
10. Penulisan formula yang lebih gampang daripada MS Excel 2003
11. Fungsi AutoComplete yang dapat menuliskan sintak-sintak rumus dengan tepat.
12. Ada Rumus OLAP (On line Analitycal Processing).
13. Tampilan grafik lebih memukau yaitu mempunyai efek-efek tiga dimensi, transparansi, dan bayangan objek. Tidak jadul-jadul amat.
14. Fitur Sharing antar aplikasi dapat difungsikan dengan mudah antar aplikasi Office seperti Word dan Power Point.
15. Pivot Table cukup mudah digunakan.
16. Terdapat file format Office Open XML.

Kekurangan Microsoft Excel 2007

1. Pembiasaan penggunaan terhadap desain baru yang habis-habisan dari versi excel 2003 yang tentu membutuhkan waktu.
2. Tab kontekstual dan style gallery agak mengganggu.
3. Format file xlsx merepotkan pengguna Office edisi sebelumnya (2000 dan 2003) karena perlu menginstal converter untuk dapat membukan file Office 2007.
4. Menyimpan file dalam bentuk web terasa lebih sulit dibanding pada edisi sebelumnya.

Jadi kesimpulannya, kelebihan dan kekurangan dalam mengolah database menggunakan Microsoft Office Access dan Microsoft Office Excel yaitu :

1.      Baik Excel maupun access kedua-duanya dapat dipegunakan untuk mengolah data baik datanumber maupun numeric secara otomatis. Namun hasil data menggunakan access memiliki keunggulan lebih yaitu dalam satu file access dapat dibuat model file lainnya (tabel, report dan form).

2.      Dalam excel formula yang dibuat untuk menampilkan data hasil perhitungan harus dibuat sebanyak jumlah baris tabel/kolom yang akan dihitung. Sementara Access rumusnya hanya dibuat sekali namun dapat menampilkan hasil otomatis sejumlah data yang diinput baik melalui tabel maupun Form

3.      Formula (rumus) yang dibuat dalam lembar kerja (worksheet) excel untuk menampilkan hasil pengolahan otomatis sangat mungkin dapat rusak akibat kekurang hatian pengolah data. Sementara kerusakan formula tabel/form data diolah menggunakan Access sangat sulit walaupun pengolah data tersebut dikerjakan oleh pemula.

4.      Data yang diolah menggunakan tabel access (database) dapat menghasilkan lebih dari satu model tampilan yang masing-masing memiliki fungsi dan kegunaan masing-masing (tabel dan report). Kedua model lembar data ini dapat diprint masing-masing pula. Sedangkan excel tergantung dari jenis tabel yang diolah dan diatur itu saja. kan tetapi masih memungkinkan menampilkan data dengan PivoTabel.

5.      Wadah untuk Input data diolah menggunakan Access sangat memungkinkan dibuatkan form terpusat sedangkan excel metode membuat form agak sulit dibandingkan access. Dalam lembar kerja access sudah tersedia tab khusus  yang berada pada menu file sehingga memudahkan penggunanya membuat Form.

6.      Pencarian data (kata/angka) tertentu dalam worksheet excel oleh pengolah data dapat menggunakan fungsi form find yang berada pada menu file Excel. Sementara dalam access harus dibuat terlebih dahulu dengan memanfaatkan fungsi combo box yang dapat dibuat di dalam form.

7.      Baik Excel maupun Access sama-sama dapat menampilkan data sortir. Namun yang membedakan keduanya adalah:

·         Dalam worksheet excel jika ingin menyortir data harus dibuat terlebih dahulu dengan manual

·         Data yang terdapat dalam tabel database Access sudah tersedia tools sortir data otomatis tanpa harus membuat terlebih dahulu. Letak tools tersebut berada pada masing-masing kolom tabel data.

Itulah antara lain perbedaan dan persamaan pengolahan dan menampilkan hasil data dengan menggunakan excel dan access.

Referensi

Deanta,A.SeriPenuntunPraktisMYOBAccountingV13+.PenerbitPT.ElexMediaKomputindo.Jakarta.2007Hidayat,Taufik.Teori&PraktikmembuatAPLIKASIAKUNTANSIdenganMs.Excel.PenerbitMediaKita.Jakarta.2009Surata,IWayan,S.Kom.,SE.BukuPanduanMicrosoftExcelSMAN2Palu.CopyrightSaraswatiKomputerPalu.SulawesiTengah.2006Muttaqien,Widianto.MengoptimalkanFitur-FiturPentingMicrosoftOffice2003&2007.PenerbitMediaKita.Jakarta.2007SumberDatalainnyamengenai“MsExcel,

http://albymoon.blogspot.com/2009/12/microsoft-acces.html

http://wasisriyanto2903.blogspot.com/2013/04/pengolahan-data.html

http://kejar7kelas8a.blogspot.com/2013/01/kelebihan-ms-excel-dengan-ms-word.html

http://panjiprabawantha.blogspot.com/