E-Procurement

Definisi E-Procurement

E-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).

Menurut Scottish Enterprise dalam e-Business Factsheet menyebut bahwa e-procurement adalah sebuah istilah untuk menyebut metode elektronik yang digunakan dalam tiap tahap proses pembelian dari indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan secara potensial manajemen kontrak.

Ø   Beberapa istilah yang perlu diketahui terkait dengan e-procurement.

1. Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah unit kerja Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi (K/L/D/I) yang dibentuk untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik.
2. E-Tendering adalah tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan satu kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan.
3. Katalog elektronik atau E-Catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang/jasa pemerintah.
4. E-Purchasing adalah tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik.
5. Portal Pengadaan Nasional adalah pintu gerbang sistem informasi elektronik yang terkait dengan informasi pengadaan barang/jasa secara nasional yang dikelola oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).
6. Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) adalah aplikasi e-procurement yang dikembangkan oleh LKPP untuk digunakan oleh LPSE di instansi pemerintah seluruh Indonesia.

Manfaat E-Procurement

            Manfaat yang ditawarkan e-procurement meliputi:

• ·         Pengurangan biaya pengadaan

Pengurangan dalam biaya dapat dicapai melalui proses yang efisien seperti perluasan basis pemasok, negosiasi harga yang lebih baik, dan pemendekan siklus pengadaan, sehingga mengurangi inventori.

• ·         Pelacakan transaksi yang mudah dan pembayaran terotomatisasi

Meminimalkan beberapa biaya pasca pembelian, sehingga menjamin kepuasan pelanggan.

• ·         Kendali yang lebih baik

Melalui sarana-sarana pelaporan dan analisis yang mudah dan efektif, seseorang dapat meningkatkan efisiensi dalam pemeliharaan laporan, memeriksa pembelian tidak terkendali, dan menciptakan integrasi data yang utuh.

• ·         Otomatisasi tugas-tugas repetitif

Jika beberapa pembelian yang dilakukan adalah teratur, sistem secara otomatis menyetujui pembelian tersebut berdasarkan pada pembeli dan jumlah yang diminta.

Tujuan E-Procurement

            Menurut James E. deMin dari Infonet Service Corp menyatakan bahwa tujuan dari e-procurement adalah sebagai berikut :

·    Untuk memperbaiki tingkat layanan kepada para pembeli, pemasok, dan pengguna.

·    Untuk mengembangkan sebuah pendekatan pengadaan yang lebih terintegrasi melalui rantai suplai perusahaan tersebut.

·    Untuk meminimalkan biaya-biaya transaksi terkait pengadaan melalui standarisasi, pengecilan, dan otomatisasi proses pengadaan di dalam dan dimana yang sesuai dengan agensi-agensi dan sektor-sektor.

·  Untuk mendorong kompetisi antar pemasok sekaligus memelihara sumber pasokan yang dapat diandalkan.

·  Untuk mengoptimalkan tingkatan-tingkatan inventori melalui penerapan praktek pengadaan yang efisien.

.  Untuk mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan.

·    Untuk mengurangi pengeluaran putus kontrak dengan menggunakan teknologi untuk meningkatkan kewaspadaan pengguna terhadap fasilitas-fasilitas kontrak yang ada dan membuatnya lebih mudah untuk menentangnya.

· Untuk meningkatkan kemampuan membeli dengan menggunakan teknologi untuk mendukung identifikasi peluang untuk penyatuan dan dengan memfasilitasi penyatuan persyaratan pengguna di dalam dan melalui garis-garis bisnis.

·  Mengurangi biaya-biaya transaksi dengan menggunakan teknologi untuk mengotomatisasikan proses-proses, yang mana masih tercetak (paper-based), dan untuk mengecilkan, dan menstandarisasi proses-proses dan dokumentasi. 

Prinsip-prinsip E-procurement

• At the right place.

E-procurement memastikan bahwa barang dikirim ke tempat yang benar. Hal ini meningkatkan efektifitas karena barang akan sampai ke tempat yang benar dengan tingkat keakuratan 100% karena jalur pengiriman sudah diatur oleh sistem.

• Delivered at the right time

E-procurement memastikan bahwa setiap barang dikirim tepat waktu. Hal ini juga meningkatkan efektifitas perusahaan dalam proses bisnisnya karena perusahaan bisa mendapatkan material-material yang dibutuhkan tepat waktu.

•  Are of the right quality.

E-procurement memastikan bahwa kualitas barang yang sampai di tangan perusahaan benar-benar sama dengan yang dipesan. Hal ini meningkatkan efisiensi perusahaan karena kualitas barang yang terjamin sehingga berpotensi mengurangi kemungkinan terjadi defect.

• ·         Of the right quantity

E-procurement memastikan bahwa barang yang dipesan sampai dengan jumlah yang tepat. Hal ini memastikan bahwa tidak ada kehilangan yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan juga tidak perlu mengecek jumlah barang lagi karena akan memakan waktu yang panjang dan terbuang sia-sia.

• From the right source

E-procurement memastikan bahwa barang yang dipesan berasal dari sumber yang benar. Hal ini sangatlah berguna untuk menghilangkan pemalsuan terhadap barang yang dipesan, sehingga mendukung efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam proses bisnisnya

*  Komponen-komponen dari e-procurement sendiri adalah :

1. Perangkat Keras (hardware). Merupakan seperangkat alat keras yang digunakan untuk mendukung e procurement itu sendiri, contoh : komputer.
2. Perangkat lunak (software). Berupa software yang berfungsi sebagai system yang menjalankan e procurement, contoh : ERP.
3. Sumber daya manusia (brainware). SDA di sini berfungsi sebagai operator yang menjalankan system e-procurement itu sendiri.
4. Pemakai atau pengguna (user). User sangat berperan penting pada komponen e-procurement, karena tanpa adanya user, system ini tidak dapat berjalan dengan sempurna, karena tujuan pembuatan e-procurement ialah untuk user.
5. Kebijakan (policy). Mengatur system yang sedang berjalan dan memberi kebijakan sehingga e-procurement dapat berjalan dengan baik.
6. Tatakelola (governance). Aturan dari pemerintah yang menjadi acuan pembuatan maupun berjalanya e-procurement.
7. Proses (business process). Proses bisnis yang terdapat pada suatu perusahaan tertentu dimana proses bisnis ini yang akan menjadi dasar e-procurement sendiri.
8. Infrastruktur perusahaan. Infrastruktur yang berada dalam perusahaan dimana infrastruktur tersebut salling berintegrasi untuk mencapai tujuan dalam perusahaan itu sendiri. 

Dasar Hukum e-procurement

          Dalam Pengelolaan sistem e-procurement di Instansi Pemerintah berdasarkan pada :

1. Instruksi Presiden Nomor. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government di Indonesia.
2. Keppres No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah jo. Keppres No 61 Tahun 2004, Perpres No 32 Tahun 2005, Perpres No 70 Tahun 2005, Perpres No 8 Tahun 2006, Perpres No 79 Tahun 2006, Perpres No 85 Tahun 2006, Perpres No 95 Tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh Atas Keputusan Presiden No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
3. Undang – Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
4. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah.

Daftar Pustaka

1. Sistem Pengadaan Publik Dan Cakupannya, Senator Nur Bahagia,  Pusat Pengkajian Logistik dan Rantai Pasok ITB, senator@mail.ti.itb.ac.id.
2. Key  Issuesin  E-Procurement : Procurement Implementation and Operation In The Public Sector, Simon R. Croom and Alistair Brandon-Jones
3. Kajian Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Menuju Arah E-Procurement UNIKOM, Andri Heryadi,Irawan Afriyanto, Sufa’atin, Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer 
4. http://www.pengadaannasional-bappenas.go.id